5 Schritte für ein effektives Management eines Remote-Teams

Schritt 1. Teamregistrierung

Das Formular enthält die folgenden Felder:

• Name und Familienname – geben Sie die echten Daten des Managers oder der für die Einrichtung verantwortlichen Person an.

• E-Mail-Adresse – die E-Mail-Adresse des Administrators für den Login und den Erhalt von Benachrichtigungen.

• Teambezeichnung– der Name und gleichzeitig die eindeutige Adresse Ihres Portals.

⚠️Wichtig: Der Teamname kann später geändert werden, aber die eindeutige Adresse bleibt unverändert.

Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf "Weiter" – das System erstellt einen Arbeitsbereich für Ihr Remote-Team.

Schritt 2. Erstellen von Abteilungen und Positionen

Nach der Registrierung gehen Sie zu den "Einstellungen des Portals", um die Abteilungsstruktur Ihres Unternehmens zu organisieren.

Hauptabteilung

• Bei der Teamerstellung wird automatisch eine Hauptabteilung erstellt, die mit einem Sternchen und fett gekennzeichnet ist (*Directorate).

• Der Leiter der Hauptabteilung ist der Leiter des gesamten Teams, der Hauptchef (im Beispiel Parker Alex). Diese Person hat standardmäßig maximale Berechtigungen und verwaltet das gesamte Remote-Team.

• Die Hauptabteilung kann umbenannt und ihr Leiter geändert werden.

Um zusätzliche Abteilungen zu erstellen, klicken Sie auf "Hinzufügen" im Bereich Abteilungen (Leiter).

Füllen Sie das Formular aus:

• Name – z.B.: Marketing, Vertrieb, Entwicklung, Support. Wählen Sie verständliche Namen.

• Abteilungsleiter – geben Sie die Person an, die innerhalb dieser Abteilung verantwortlich sein wird. An diese Person werden auch überfällige Aufgaben ihrer Untergebenen eskaliert.

⚠️Wichtig: Abteilungen können umbenannt oder gelöscht werden, und ihre Leiter können durch andere ersetzt werden.

Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf "Speichern". Die Abteilung erscheint in der Liste.

Um eine neue Position zu erstellen, klicken Sie auf "hinzufügen" im Bereich "Posten".

• Wenn Sie den Namen einer Position ändern (z.B. "Verkäufer" in "Vertriebsmanager"), wird sie automatisch in den Profilen aller Mitarbeiter aktualisiert, die diese Position innehaben.

• Beim Löschen einer aktiven Position (auf der Mitarbeiter verzeichnet sind) fordert das System auf, eine neue Position für die "betroffenen" Mitarbeiter auszuwählen.

Empfehlung: Erstellen Sie zuerst alle benötigten Abteilungen und Posten und gehen Sie erst dann zur Einladung von Mitarbeitern über (Schritt 3). Dies ist eine grundlegende Checkliste für den Start eines Remote-Teams – die Struktur sollte vor der Aufnahme von Personen fertig sein.

Schritt 3. Einladung von Teammitgliedern

Nach dem Erstellen der Abteilungs- und Positionsstruktur gehen Sie zur Einladung von Remote-Mitarbeitern über.

Klicken Sie auf "Hinzufügen" im Bereich "Benutzer" (Portaleinstellungen).

Das System bietet zwei Möglichkeiten zur Einladung von Mitarbeitern: individuell (einen Benutzer) und massenhaft (mehrere auf einmal)

Möglichkeit 1: Individuelle Einladung eines Mitarbeiters (Tab "Ein")

• E-Mail – die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. An diese Adresse wird eine Einladung mit einem Link zum Setzen eines Passworts gesendet.

• Vorname und Nachname des Mitarbeiters

• Wählen Sie eine Position aus den zuvor erstellten aus (Schritt 2).

• Geben Sie die Abteilung an, zu der der Mitarbeiter gehört.

• Legen Sie die Portalschnittstellensprache für diesen Benutzer fest.

• Geschlecht – wählen Sie männlich oder weiblich.

Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf "einladen". Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Setzen des Passworts und kann sofort mit der Arbeit beginnen.

Möglichkeit 2: Masseneinladung (Tab "Mehrere")

Geben Sie die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen ein (eine pro Zeile).

⚠️Wichtig: Stellen Sie vor dem Massenversand sicher, dass alle erforderlichen Abteilungen und Positionen erstellt wurden.

Nach dem Klick auf "Einladen" erhält jede Person eine Einladung per E-Mail mit einem Link. Nach dem Anklicken müssen die Mitarbeiter ein Registrierungsformular ausfüllen:

• Vorname und Nachname eingeben.

• Geschlecht auswählen.

• Position und Abteilung auswählen.

• Schnittstellensprache auswählen.

• Passwort angeben.

💡 Empfehlung: Während Sie sich in den Portaleinstellungen befinden, investieren Sie 30 Sekunden in das Branding. Es scheint eine Kleinigkeit zu sein, aber die Mitarbeiter werden diesen Bildschirm jeden Tag sehen. Klicken Sie auf den Block mit dem Logo oder das Kamerasymbol. Im sich öffnenden Fenster können Sie:

• Ein Teamlogo anstelle des neutralen Texts hochladen.

• Den Teamnamen ändern, falls Sie sich bei der Registrierung vertan haben oder sich etwas Besseres ausgedacht haben.

• Ein Farbschema wählen und der Schnittstelle eine Stimmung verleihen (blau, lila, grün usw.).

Nach der Konfiguration klicken Sie auf "Speichern". Dies verleiht Ihrem Unternehmensportal von Anfang an ein professionelles Aussehen.

Schritt 4. Aufgabenstellung

Die Personen sind im System, die Positionen vergeben. Jetzt müssen Sie einem Kollegen eine echte Aufgabe stellen. Vergessen Sie "per privater Nachricht gebeten" oder "im Call gesagt". Remote-Arbeit verzeiht keine mündlichen Absprachen.

In remote.team heißt die atomare Arbeitseinheit "Bitte" (auch Aufgabe).

Aufgabe erstellen

Wir klicken auf die Schaltfläche "+" und wählen "Aufgabe".

Es öffnet sich ein Formular, in dem nichts Überflüssiges steht, nur das Wesentliche:

• Titel – was genau getan werden muss.

• Textfeld – detaillierte Aufgabebeschreibung. Sie können einen Screenshot über Strg+V (Druck) einfügen. Eine klare Beschreibung ist die Grundlage einer effektiven Aufgabenstellung.

• Verantwortliche – wer dies erledigt. Sie können eine bestimmte Person oder eine Position angeben (das System setzt den Mitarbeiter automatisch ein), Sie können mehrere Verantwortliche angeben.

• Frist – wann dies fertig sein soll. Kann leer gelassen werden, dann gibt der Verantwortliche seine eigene Frist an.

• Teilnehmer, die die Aufgabe sehen und Benachrichtigungen zu ihrem Status und neuen Kommentaren erhalten.

Vertraulichkeit und Sicherheit

• Eine Aufgabe kann durch Klicken auf das "Schloss"-Symbol privat gemacht werden. Sie ist dann nur für Teilnehmer und den Verantwortlichen verfügbar, anderen Teammitgliedern bleibt der Zugang verschlossen. Dies ist nützlich für vertrauliche Aufgaben im Remote-Team.

• Für höchst sensible Daten (Passwörter, Finanzpläne, Geschäftsgeheimnisse) klicken Sie auf "Schild". Der Aufgabentitel wird direkt auf Ihrem Gerät verschlüsselt und nur auf dem Gerät des Empfängers entschlüsselt. Niemand, einschließlich der Serveradministratoren von remote.team, kann Ihre Korrespondenz lesen, selbst wenn er es sehr wollte.

Aufgabengruppierung über Tags

Klicken Sie auf die Schaltfläche "# Tag" zur Organisation von Aufgaben nach Projekten und fügen Sie ein notwendiges Label hinzu (z.B.: #Frontend-Bugs, #Kunden-Zahlungen, #Projekt X usw.).

Schritt 5. Erstellung eines wöchentlichen Sprints mit Berichterstattung

Der letzte Schritt für ein effektives Management eines Remote-Teams ist die Einführung wöchentlicher Sprints mit Berichterstattung für jede Aufgabe.

Sprint erstellen

1. Erstellen Sie ein neues Thema mit dem Namen des Zeitraums, z.B.: "Bitten 12.12 - 19.12". Fügen Sie unbedingt den Tag #sprint hinzu, um alle Sprints zu gruppieren.

2. Listen Sie im Thema die kritischsten und wichtigsten Aufgaben der Woche auf.

3. Wählen Sie sie dank Tags aus – filtern Sie Aufgaben nach Projekten und Prioritäten.

Listenformat:

• Aufgabenname (Verantwortlicher)

• Nächste Aufgabe (Verantwortlicher) ...

Während der Woche streichen die Verantwortlichen erledigte Aufgaben durch. Durchgestrichene Punkte sind erledigte Aufgaben.

Prozess der wöchentlichen Berichterstattung

1. Überprüfen Sie am Ende der Woche, welche Aufgaben nicht durchgestrichen sind.

2. Fragen Sie die Verantwortlichen nach dem Grund der Nichterfüllung in den Kommentaren.

3. Übertragen Sie unerledigte Aufgaben in den nächsten Sprint oder überprüfen Sie die Prioritäten.

So organisieren Sie Sprints im Remote-Team:

• Bilden Sie den Sprint zu Beginn der Woche (Montag).

• Nehmen Sie nur wirklich machbare Aufgaben auf.

• Am Ende der Woche (Freitag) – obligatorische Abgleichung und Bericht.

• Nicht erledigte Aufgaben werden individuell besprochen.

Anstelle langweiliger Tabellen ist die Berichterstattung hier das "lebendige" Sprint-Thema, in dem sofort die ganze Wochenhistorie sichtbar ist: welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Probleme bei ihrer Ausführung aufgetreten sind.