5 stappen voor effectief beheer van een remote team

Stap 1. Teamregistratie

Het formulier bevat de volgende velden:

• Naam en Achternaam – vermeld de echte gegevens van de manager of de persoon die verantwoordelijk is voor de configuratie.

• E-mailadres – het e-mailadres van de beheerder voor inloggen en het ontvangen van meldingen.

• Naam van het team – de naam en tegelijkertijd het unieke adres van je portal.

⚠️Belangrijk: je teamnaam kan later worden gewijzigd, maar het unieke adres verandert niet.

Klik na het invullen op "Doorgaan" – het systeem creëert een werkruimte voor je remote team.

Stap 2. Aanmaken van afdelingen en functies

Na registratie gaan we naar "Portalinstellingen" om de afdelingsstructuur van je bedrijf te organiseren.

Hoofdafdeling

• Bij het aanmaken van een team wordt automatisch een hoofdafdeling gevormd, gemarkeerd met een sterretje en vetgedrukt (*Directorate).

• De leider van de hoofdafdeling is de leider van het hele team, de hoofdbaas (in het voorbeeld is dit Parker Alex). Deze persoon heeft standaard maximale rechten en beheert het hele remote team.

• De hoofdafdeling kan worden hernoemd en haar leider kan worden gewijzigd.

Om extra afdelingen aan te maken, klik je op "Toevoegen" in het gedeelte Afdelingen (Leidinggevende).

Vul het formulier in:

• Naam – bijvoorbeeld: Marketing, Sales, Ontwikkeling, Support. Kies begrijpelijke namen.

• Afdelingsleider – geef de persoon aan die verantwoordelijk zal zijn binnen deze afdeling. Aan deze persoon worden ook te late taken van zijn/haar ondergeschikten geëscaleerd.

⚠️Belangrijk: afdelingen kunnen worden hernoemd of verwijderd, en hun leiders kunnen door anderen worden vervangen.

Klik na het invullen op "Opslaan". De afdeling verschijnt in de lijst.

Om een nieuwe functie aan te maken, klik je op "toevoegen" in het gedeelte "Functies".

• Als je de functienaam wijzigt (bijvoorbeeld "Verkoper" in "Sales Manager"), wordt deze automatisch bijgewerkt in de profielen van alle medewerkers die deze functie bekleden.

• Bij het verwijderen van een actieve functie (waar medewerkers op staan), zal het systeem vragen om een nieuwe functie te kiezen voor de "getroffen" medewerkers.

Aanbeveling: maak eerst alle benodigde afdelingen en functies aan, en ga pas daarna over tot het uitnodigen van medewerkers (Stap 3). Dit is een basis checklist voor het opstarten van een remote team – de structuur moet klaar zijn voordat mensen erbij komen.

Stap 3. Uitnodigen van teamleden

Na het aanmaken van de afdelings- en functiestructuur gaan we over tot het uitnodigen van remote medewerkers.

Klik op "Toevoegen" in het gedeelte "Gebruikers" (Portalinstellingen).

Het systeem biedt twee manieren om medewerkers uit te nodigen: individueel (één gebruiker) en bulk (meerdere in één keer)

Methode 1: Individuele uitnodiging van een medewerker (tabblad "Één")

• E-mail – het werkmailadres van de medewerker. Hierop wordt een uitnodiging gestuurd met een link om een wachtwoord in te stellen.

• Voornaam en Achternaam van de medewerker

• Kies een functie uit de eerder aangemaakte (Stap 2).

• Geef de afdeling aan waar de medewerker bij hoort.

• Stel de portaalinterface-taal voor deze gebruiker in.

• Geslacht – kies mannelijk of vrouwelijk.

Klik na het invullen op "uitnodigen". De medewerker ontvangt een e-mail met een link om een wachtwoord in te stellen en kan direct aan de slag.

Methode 2: Bulkuitnodiging (tabblad "Meerdere")

Voer de e-mailadressen van de uit te nodigen personen in (één per regel).

⚠️Belangrijk: zorg ervoor dat alle benodigde afdelingen en functies zijn aangemaakt voordat je bulkuitnodigingen verstuurt.

Na het klikken op "Uitnodigen" ontvangt elke persoon een uitnodiging per e-mail met een link. Door hierop te klikken moeten medewerkers een registratieformulier invullen:

• Voer voornaam en achternaam in.

• Kies geslacht.

• Kies functie en afdeling.

• Kies interface-taal.

• Geef een wachtwoord op.

💡 Aanbeveling: terwijl je in de portalinstellingen bent, besteed 30 seconden aan branding. Het lijkt een kleinigheid, maar medewerkers zien dit scherm elke dag. Klik op het blok met het logo of het camera-icoon. In het geopende venster kun je:

• Een teamlogo uploaden in plaats van de neutrale tekst.

• De teamnaam wijzigen, als je bij de registratie een fout hebt gemaakt of iets beters hebt bedacht.

• Een kleurenschema kiezen en de interface een stemming geven (blauw, paars, groen, etc.).

Klik na configuratie op "Opslaan". Dit geeft je bedrijfsportal vanaf dag één een professionele uitstraling.

Stap 4. Taken stellen

Mensen staan in het systeem, functies zijn toegewezen. Nu moet je een collega een echte taak geven. Vergeet "via privébericht gevraagd" of "in de call gezegd". Remote werk vergeeft geen mondelinge afspraken.

In remote.team heet de atomaire werkeenheid "verzoek" (ook wel taak).

Taak aanmaken

We klikken op de knop "+" en kiezen "Verzoek".

Er opent een formulier waarin niets overbodigs staat, alleen de kern:

• Titel – wat er concreet gedaan moet worden.

• Tekstveld – gedetailleerde taakomschrijving. Je kunt een screenshot plakken via Ctrl+V (PrtScr). Een duidelijke omschrijving is de basis van effectieve taakstelling.

• Uitvoerders – wie dit doet. Je kunt een specifieke persoon of een functie opgeven (het systeem vult de medewerker zelf in), je kunt meerdere uitvoerders opgeven.

• Deadline – wanneer dit klaar moet zijn. Mag leeg blijven, dan geeft de uitvoerder zijn eigen deadline op.

• Deelnemers, die de taak zullen zien en meldingen krijgen over haar status en nieuwe opmerkingen.

Vertrouwelijkheid en beveiliging

• Een taak kan privé gemaakt worden door op het "slotje"-icoon te klikken. Ze is dan alleen beschikbaar voor deelnemers en de uitvoerder, andere teamleden hebben geen toegang. Dit is handig voor vertrouwelijke taken in een remote team.

• Voor supergevoelige data (wachtwoorden, financiële schema's, handelsgeheimen), klik op "Schild". De taakinhoud wordt direct op je apparaat versleuteld en alleen op het apparaat van de ontvanger ontsleuteld. Niemand, inclusief serverbeheerders van remote.team, kan je correspondentie lezen, ook al zouden ze dat graag willen.

Taakgroepering via tags

Klik op de knop "# Tag" voor het organiseren van taken per project en voeg het benodigde label toe (bijvoorbeeld: #frontendbugs, #klantbetalingen, #projectX, etc.).

Stap 5. Opstellen van een wekelijkse sprint met rapportage

De laatste stap voor effectief beheer van een remote team is het invoeren van wekelijkse sprints met rapportage per taak.

Sprint aanmaken

1. Maak een nieuw onderwerp aan met de naam van de periode, bijvoorbeeld: "verzoeken 12.12 - 19.12". Voeg verplicht de tag #sprint toe om alle sprints te groeperen.

2. Noem in het onderwerp de meest kritische en belangrijke taken van de week.

3. Selecteer ze dankzij tags – filter taken op projecten en prioriteiten.

Lijstformaat:

• Taaknaam (Uitvoerder)

• Volgende taak (Uitvoerder) ...

Gedurende de week strepen de uitvoerders voltooide taken door. Doorgehaalde punten zijn voltooide taken.

Proces van wekelijkse rapportage

1. Controleer aan het einde van de week welke taken niet zijn doorgestreept.

2. Vraag de uitvoerders in de opmerkingen naar de reden van niet-uitvoering.

3. Verplaats onvoltooide taken naar de volgende sprint of herzie de prioriteiten.

Zo organiseer je sprints in een remote team:

• Stel de sprint aan het begin van de week samen (maandag).

• Neem alleen echt uitvoerbare taken op.

• Aan het einde van de week (vrijdag) – verplichte afstemming en rapportage.

• Niet-voltooide taken worden individueel besproken.

In plaats van saaie spreadsheets is de rapportage hier het "levendige" sprint-onderwerp, waar direct de hele weekgeschiedenis zichtbaar is: welke taken zijn afgerond en welke problemen zich bij de uitvoering hebben voorgedaan.