Veilige asynchrone communicatie: waarom we gestopt zijn met bellen

Waarom we geen "Bel"-knop hebben

De meest gestelde vraag van nieuwe gebruikers is: "Waar is de belfunctie?". Die is er niet. De mogelijkheid om een collega op elk moment te bellen, verderft de werkcultuur. Zodra er een "knop" verschijnt, stoppen mensen met het formuleren van gedachten. Het is makkelijker om iemand aan zijn jasje te trekken: "Ik bel even en leg het uit", waardoor hij uit zijn flow wordt gerukt. Dit doodt de focus.

In de asynchrone modus schrijft een programmeur uit Berlijn 's ochtends code, en bekijkt een ontwerper uit Vladivostok 's avonds de lay-outs. Niemand wacht op iemand en niemand maakt iemand wakker. Je antwoordt wanneer het uitkomt - over een uur of over vijf. Dit geeft recht op diep werk: wanneer je niet elke minuut wordt gestoord, verdiep je je echt in de taak.

Wat tekst oplevert in plaats van gesprekken:

• Automatisch gevormde kennisbank. Een klassieker bij calls: "Ik heb dit toch in de vergadering gezegd!". De helft van de deelnemers is het vergeten, iemand heeft het niet opgeschreven. In correspondentie verdwijnt informatie niet. Een nieuwe werknemer komt in het project, leest de discussies en is meteen op de hoogte.

• Hoge kwaliteit van beslissingen. In een gesprek wint vaak degene die het hardst schreeuwt of het snelst reageert. In tekst heb je tijd om na te denken, te herlezen en het antwoord te bewerken. Dit vermindert stress bij introverten en degenen die niet graag voor de camera optreden. Beslissingen worden overwogen, niet emotioneel.

• Tijdbesparing. Een gesprek vreet een uur op, zelfs als er 15 minuten waren afgesproken (voorbereiding + gesprek + "small talk"). In tekst kom je meteen ter zake: context, vraag, oplossing.

Hoe dit is geïmplementeerd in Remote.Team

• Gestructureerde discussies. Elk onderwerp is een aparte discussie. We hebben de lay-out besproken, een beslissing genomen en een taak ingesteld voor de uitvoering - het onderwerp is gesloten. Moet je er over een maand op terugkomen? Open het, en alles staat er nog. Belangrijke zaken kunnen worden vastgezet met de tag #hoofd zodat het hele team het ziet.

• Elk bericht kan met één klik worden omgezet in een taak (wij noemen ze "verzoeken"). Je hoeft niet over te schakelen naar een andere taaktracker. Wijs een uitvoerder aan, stel een deadline in en het systeem herinnert zelf aan de termijnen.

• Slimme meldingen. Wij zijn ertegen dat de telefoon ontploft van de pushmeldingen. Als je genoemd bent, komt er een melding. Als het gewoon een nieuw bericht in een onderwerp is, valt het stilletjes in de "Informant".

• Functie "Bliksem" voor spoedgevallen. Wanneer iets "brandt", is er een speciaal berichttype genaamd "Bliksem", dat binnenkomt met een push en geluid, en door stille modi heen breekt. Dit garandeert dat je wordt gehoord, maar het is alleen de moeite waard om te gebruiken voor echte branden.

Digitaal fort: beveiliging zonder compromissen

Wanneer al het werk naar tekst en bestanden verhuist, rijst de vraag van bescherming. Als de essentie van je bedrijf vastligt in correspondentie, moet die achter slot en grendel zitten.

In Remote.Team hebben we End-to-End Encryptie geïmplementeerd. Dit betekent dat berichten en bestanden op je apparaat worden versleuteld en pas bij de ontvanger worden ontsleuteld. Zelfs wij, de ontwikkelaars, kunnen met de beste wil van de wereld je chats niet lezen.

Bovendien krijgt elk team een geïsoleerde opslag. Het is als een aparte kluis in een bank: zelfs als (hypothetisch) aanvallers toegang krijgen tot de server, zien ze alleen een reeks onleesbare tekens. Een datalek bij één bedrijf kan technisch gezien een ander bedrijf niet in gevaar brengen.

En toch, wanneer werkt correspondentie niet?

Wij zijn fans van asynchroon werken, maar we ontkennen de realiteit niet. Er zijn momenten waarop tekst het verliest van live communicatie: 

• Noodgevallen. Als de server is uitgevallen en klanten geen bestelling kunnen plaatsen, is wachten op een antwoord in de chat dom. Hier is het effectiever om te bellen. 

• Emoties en conflicten. Tekst is droog. Het is moeilijk om ironie of stemming erin te lezen. Ontslag of ingewikkelde onderhandelingen kunnen het beste met de stem worden gevoerd om beledigingen en misverstanden te voorkomen.

• Brainstorms. Wanneer je in 5 minuten 10 ideeën moet spuien, wint de spontaniteit van een live gesprek.

Hoe compenseren we dit? 

We verbieden mensen niet om met hun stem te communiceren. Als het nodig is, bel dan via Zoom, maar keer terug naar Remote.Team en noteer de resultaten (vergadersamenvatting). En om het menselijk contact niet te verliezen, gebruiken we interne blogs en peilingen voor gesprekken "over het leven" en proberen we het team minstens één keer per jaar te verzamelen voor offline bedrijfsevenementen.

Remote.Team is een platform voor teams die rustig en productief willen werken, en geen drukke activiteit voor de camera's willen imiteren. We hebben overtollige ruis verwijderd, gegevens beschermd met encryptie en iedereen de mogelijkheid gegeven om in zijn eigen ritme te werken. Probeer het, stilte helpt echt om te focussen.