5 Étapes pour une Gestion Efficace d'une Équipe à Distance

Étape 1. Enregistrement de l'Équipe

Le formulaire comprend les champs suivants :

• Prénom et Nom - fournissez les vraies données du responsable ou de la personne responsable de la configuration.
• Adresse e-mail - e-mail de l'administrateur pour la connexion et les notifications.
• Nom de l'équipe - le nom et en même temps l'adresse unique de votre portail.

⚠️Important : le nom de votre équipe peut être modifié, mais l'adresse unique ne peut pas être modifiée.

Après avoir rempli, cliquez sur "Continuer" - le système créera un espace de travail pour votre équipe à distance.

Étape 2. Création de Départements et de Postes

Après l'enregistrement, allez dans "Paramètrage du portail" pour organiser la structure des départements de votre entreprise.

Département Principal

• Lors de la création d'une équipe, un département principal est automatiquement formé, marqué d'un astérisque et en gras (*Direction).
• Le chef du département principal est le chef de toute l'équipe, le patron principal (dans l'exemple, c'est Parker Alex).
• Cette personne a les droits maximum et gère toute l'équipe à distance.
• Le département principal peut être renommé et son responsable peut être changé.

Création de Départements Supplémentaires

Cliquez sur "Ajouter" dans la section Départements (Superviseur). Un formulaire s'ouvrira :

• Nom - par exemple : Marketing, Ventes, Développement, Support. Choisissez des noms clairs.
• Chef de département - spécifiez la personne qui sera responsable au sein de ce département. Les tâches en retard des subordonnés seront également remontées à eux.

⚠️Important : les départements peuvent être renommés ou supprimés, et leurs responsables peuvent être remplacés par d'autres.

Après avoir rempli, cliquez sur "Enregistrer". Le département apparaîtra dans la liste.

Création d'un Poste

Ajouté en cliquant sur "ajouter" dans la section "Postes".

• Lors du renommage : si vous modifiez le nom du poste (par exemple, "Vendeur" en "Responsable des ventes"), il sera automatiquement mis à jour dans les profils de tous les employés qui l'occupent.
• Lors de la suppression : si le poste est actif (des personnes y sont affectées), le système ne vous permettra pas de le supprimer comme ça. Vous devrez immédiatement sélectionner un nouveau poste pour les employés "affectés". C'est une assurance : il ne peut pas y avoir de personne sans rôle dans le système.

💡 Recommandation : créez d'abord tous les départements et postes nécessaires, et ensuite seulement procédez à l'invitation des employés (Étape 3). C'est la liste de contrôle de base pour lancer une équipe à distance - la structure doit être prête avant l'arrivée des personnes.

Étape 3. Invitation des Coéquipiers

Après avoir créé la structure des départements et des postes, nous procédons à l'invitation des employés à distance.

Cliquez sur "Ajouter" dans la section "Utilisateurs" (Paramètrage du portail).

Le système propose deux façons d'inviter des employés : individuelle (un utilisateur) et en masse (plusieurs à la fois)

Méthode 1 : Invitation Individuelle d'un Employé (onglet "Un Seul")

• E-mail - e-mail professionnel de l'employé. Une invitation avec un lien pour définir un mot de passe y sera envoyée.
• Prénom et Nom de l'Employé
• Poste - sélectionnez parmi ceux créés précédemment (Étape 2).
• Département auquel appartient l'employé.
• Langue de l'interface du portail pour cet utilisateur.
• Genre - sélectionnez masculin ou féminin.

Après avoir rempli, cliquez sur "inviter". L'employé recevra un e-mail avec un lien pour définir un mot de passe et pourra commencer à travailler immédiatement.

Méthode 2 : Invitation en Masse (onglet "Plusieurs")

Entrez les adresses e-mail des personnes invitées (une par ligne).

⚠️Important : avant l'envoi en masse, assurez-vous que tous les départements et postes nécessaires sont créés.

Après avoir cliqué sur "Inviter", chacun recevra une invitation par e-mail avec un lien. En le suivant, les employés devront remplir le formulaire d'inscription :

• Entrer prénom et nom.
• Sélectionner le genre.
• Sélectionner le poste et le département.
• Sélectionner la langue de l'interface.
• Spécifier le mot de passe.

💡 Recommandation : pendant que vous êtes dans les paramètres du portail, consacrez 30 secondes à l'image de marque. Cela peut sembler un petit détail, mais les employés verront cet écran tous les jours. Cliquez sur le bloc du logo ou sur l'icône de la caméra. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez :

• Télécharger le logo de l'équipe au lieu d'un texte sans visage.
• Changer le nom de l'équipe si vous avez fait une erreur lors de l'enregistrement ou si vous avez trouvé quelque chose de mieux.
• Choisir un schéma de couleurs, en définissant l'ambiance de l'interface (bleu, violet, vert, etc.).

Après la configuration, cliquez sur "Enregistrer". Cela créera un aspect professionnel pour votre portail d'entreprise dès le premier jour.

Étape 4. Attribution des Tâches

Les personnes sont dans le système, les postes sont attribués. Maintenant, vous devez attribuer une vraie tâche à votre collègue, oubliez "demandé dans un message privé" ou "dit lors d'un appel". Le travail à distance ne pardonne pas les accords verbaux.

Dans remote.team, l'unité atomique de travail s'appelle une "demande" (également connue sous le nom de tâche).

Création d'une Tâche

Cliquez sur le bouton "+" et sélectionnez "Demande".

Un formulaire s'ouvre sans rien d'inutile, seulement l'essentiel :

• Titre - ce qui doit être fait spécifiquement.
• Champ de texte - description détaillée de la tâche. Vous pouvez coller une capture d'écran via Ctrl+V (PrtScr). Une description claire est la base d'une attribution de tâches efficace.
• Exécuteurs - qui le fait. Vous pouvez spécifier une personne spécifique ou un poste (le système substituera l'employé lui-même), vous pouvez spécifier plusieurs exécuteurs.
• Date limite - quand cela doit être prêt. Vous pouvez le laisser vide, alors l'exécuteur spécifiera sa propre date limite.
• Participants qui verront la tâche et recevront des notifications sur son statut et de nouveaux commentaires

Confidentialité et Sécurité

• La tâche peut être rendue privée en cliquant sur l'icône "cadenas". Elle ne sera accessible qu'aux participants et à l'exécuteur, les autres coéquipiers auront l'accès fermé. C'est utile pour les tâches confidentielles dans une équipe à distance.
• Pour les données ultra-sensibles (mots de passe, schémas financiers, secrets commerciaux), cliquez sur "Bouclier". Le contenu de la tâche est crypté directement sur votre appareil et décrypté uniquement sur l'appareil du destinataire. Personne, y compris les administrateurs de serveurs remote.team, ne pourra lire votre correspondance, même s'ils le veulent vraiment

Regroupement des Tâches via des Tags

Cliquez sur le bouton "# Tag" pour organiser les tâches par projets et ajoutez l'étiquette nécessaire (par exemple : #bugs frontend, #paiements clients, #projet X, etc.).

Étape 5. Établissement d'un sprint hebdomadaire avec compte rendu

L'étape finale d'une gestion efficace d'une équipe à distance est la mise en place de sprints hebdomadaires avec un compte rendu pour chaque tâche.

Création d'un sprint

1. Créez un nouveau sujet avec le nom de la période, par exemple : "Demandes 12.12 - 19.12". N'oubliez pas d'ajouter le tag #sprint pour regrouper tous les sprints.

2. Dans le sujet, énumérez les tâches les plus critiques et importantes de la semaine.

3. Sélectionnez-les grâce aux tags -- filtrez les tâches par projets et priorités.

Format de la liste:

• Nom de la tâche (Responsable)

• Tâche suivante (Responsable) ...

Pendant la semaine, les responsables barreront les tâches terminées. Les éléments barrés sont les tâches accomplies.

Processus de compte rendu hebdomadaire

1. À la fin de la semaine, vérifiez quelles tâches ne sont pas barrées.

2. Demandez aux responsables la raison de la non-réalisation dans les commentaires.

3. Reportez les tâches non terminées dans le sprint suivant ou révisez les priorités.

Comment organiser les sprints dans une équipe à distance:

• Formez le sprint en début de semaine (lundi).

• Incluez uniquement des tâches réalistes et réalisables.

• En fin de semaine (vendredi) -- revue et compte rendu obligatoires.

• Les tâches non réalisées sont discutées individuellement.

Au lieu de tableaux ennuyeux, le compte rendu est ici le sujet « vivant » du sprint. On y voit immédiatement toute l'histoire de la semaine : quelles tâches sont closes, où des problèmes sont survenus et ce qui a été discuté dans les commentaires.