5 Pasos para una Gestión Efectiva de Equipos Remotos

Paso 1. Registro del Equipo

El formulario incluye los siguientes campos:

• Nombre y Apellido - proporcione los datos reales del gerente o persona responsable de la configuración.
• Dirección de Correo Electrónico - correo electrónico del administrador para inicio de sesión y notificaciones.
• Nombre del Equipo - el nombre y al mismo tiempo la dirección única de su portal.

⚠️Importante: el nombre de su equipo se puede cambiar, pero la dirección única no se puede cambiar.

Después de completar, haga clic en "Continuar" - el sistema creará un espacio de trabajo para su equipo remoto.

Paso 2. Creación de Departamentos y Puestos

Después del registro, vaya a "Configuración del Portal" para organizar la estructura de departamentos de su empresa.

Departamento Principal

• Al crear un equipo, se forma automáticamente un departamento principal, marcado con un asterisco y negrita (*Dirección).
• El jefe del departamento principal es el jefe de todo el equipo, el jefe principal (en el ejemplo, es Parker Alex).
• Esta persona tiene los máximos derechos y gestiona todo el equipo remoto.
• El departamento principal se puede renombrar y se puede cambiar su gerente.

Creación de Departamentos Adicionales

Haga clic en "Anadir" en la sección Departamentos (encargado). Se abrirá un formulario:

• Nombre - por ejemplo: Marketing, Ventas, Desarrollo, Soporte. Elija nombres claros.
• Jefe de Departamento - especifique la persona que será responsable dentro de este departamento. Las tareas vencidas de los subordinados también se escalarán a ellos.

⚠️Importante: los departamentos se pueden renombrar o eliminar, y sus gerentes pueden ser reemplazados por otros.

Después de completar, haga clic en "Guardar". El departamento aparecerá en la lista.

Creación de un Puesto

Se agrega haciendo clic en "Anadir" en la sección "Puestos".

• Al renombrar: si cambia el nombre del puesto (por ejemplo, "Vendedor" a "Gerente de Ventas"), se actualizará automáticamente en los perfiles de todos los empleados que lo ocupan.
• Al eliminar: si el puesto está activo (hay personas asignadas a él), el sistema no le permitirá eliminarlo así como así. Deberá seleccionar inmediatamente un nuevo puesto para los empleados "afectados". Esto es un seguro: no puede haber una persona sin rol en el sistema.

💡 Recomendación: primero cree todos los departamentos y puestos necesarios, y solo entonces proceda a invitar empleados (Paso 3). Esta es la lista de verificación básica para lanzar un equipo remoto: la estructura debe estar lista antes de que lleguen las personas.

Paso 3. Invitación de Compañeros de Equipo

Después de crear la estructura de departamentos y puestos, procedemos a invitar empleados remotos.

Haga clic en "Anadir" en la sección "Usuarios" (Configuración del Portal).

El sistema ofrece dos formas de invitar empleados: individual (un usuario) y masiva (varios a la vez)

Método 1: Invitación Individual de Empleado (pestaña "Uno")

• Email - correo electrónico de trabajo del empleado. Se enviará una invitación con un enlace para establecer una contraseña.
• Nombre y Apellido del Empleado
• Puesto - seleccione de los creados anteriormente (Paso 2).
• Departamento al que pertenece el empleado.
• Idioma de la interfaz del portal para este usuario.
• Género - seleccione masculino o femenino.

Después de completar, haga clic en "invitar". El empleado recibirá un correo electrónico con un enlace para establecer una contraseña y podrá comenzar a trabajar inmediatamente

Método 2: Invitación Masiva (pestaña "Varios")

Ingrese las direcciones de correo electrónico de los que están siendo invitados (una por línea).

⚠️Importante: antes del envío masivo, asegúrese de que todos los departamentos y puestos necesarios estén creados.

Después de hacer clic en "Invitar", cada uno recibirá una invitación por correo electrónico con un enlace. Al seguirlo, los empleados deberán completar el formulario de registro:

• Ingresar nombre y apellido.
• Seleccionar género.
• Seleccionar puesto y departamento.
• Seleccionar idioma de la interfaz.
• Especificar contraseña.

💡 Recomendación: mientras esté en la configuración del portal, dedique 30 segundos a la marca. Esto puede parecer algo pequeño, pero los empleados verán esta pantalla todos los días. Haga clic en el bloque del logotipo o en el ícono de la cámara. En la ventana que se abre, puede:

• Cargar el logotipo del equipo en lugar de texto sin rostro.
• Cambiar el nombre del equipo si cometió un error durante el registro o se le ocurrió algo mejor.
• Elegir un esquema de color, estableciendo el estado de ánimo de la interfaz (azul, morado, verde, etc.).

Después de la configuración, haga clic en "Guardar". Esto creará un aspecto profesional para su portal corporativo desde el primer día.

Paso 4. Asignación de Tareas

Las personas están en el sistema, los puestos están asignados. Ahora necesita asignar una tarea real a su colega, olvídese de "pregunté en un mensaje privado" o "dije en una llamada". El trabajo remoto no perdona los acuerdos verbales.

En remote.team, la unidad atómica de trabajo se llama "solicitud" (también conocida como tarea).

Creación de una Tarea

Haga clic en el botón "+" y seleccione "Solicitud".

Se abre un formulario sin nada innecesario, solo la esencia:

• Título - qué específicamente necesita hacerse.
• Campo de texto - descripción detallada de la tarea. Puede pegar una captura de pantalla a través de Ctrl+V (PrtScr). Una descripción clara es la base de una asignación de tareas efectiva.
• Ejecutores - quién lo hace. Puede especificar una persona específica o un puesto (el sistema sustituirá al empleado), puede especificar varios ejecutores.
• Fecha límite - cuándo debe estar listo. Puede dejarlo en blanco, entonces el ejecutor especificará su propia fecha límite.
• Participantes que verán la tarea y recibirán notificaciones sobre su estado y nuevos comentarios

Confidencialidad y Seguridad

• La tarea se puede hacer privada haciendo clic en el ícono de "candado". Solo será accesible para los participantes y el ejecutor, otros compañeros de equipo tendrán el acceso cerrado. Esto es útil para tareas confidenciales en un equipo remoto.
• Para datos ultra sensibles (contraseñas, esquemas financieros, secretos comerciales), haga clic en "Escudo". El contenido de la tarea se cifra directamente en su dispositivo y se descifra solo en el dispositivo del destinatario. Nadie, incluidos los administradores del servidor de remote.team, podrá leer su correspondencia, incluso si realmente lo desean

Agrupación de Tareas mediante Etiquetas

Haga clic en el botón "# Etiqueta" para organizar tareas por proyectos y agregue la etiqueta necesaria (por ejemplo: #errores frontend, #pagos de clientes, #proyecto X, etc.).

Paso 5. Creación de un sprint semanal con informes

El paso final para una gestión eficaz de un equipo remoto es la implementación de sprints semanales con informes para cada tarea.

Creación de un sprint

1. Cree un nuevo tema con el nombre del período, por ejemplo: "Solicitudes 12.12 - 19.12". Asegúrese de agregar la etiqueta #sprint para agrupar todos los sprints.

2. En el tema, enumere las tareas más críticas e importantes de la semana.

3. Selecciónelas gracias a las etiquetas -- filtre las tareas por proyectos y prioridades.

Formato de la lista:

• Nombre de la tarea (Responsable)

• Siguiente tarea (Responsable) ...

Durante la semana, los responsables tachan las tareas completadas. Los elementos tachados son las tareas realizadas.

Proceso de informes semanales

1. Al final de la semana, verifique qué tareas no están tachadas.

2. Pregunte a los responsables la razón del incumplimiento en los comentarios.

3. Transfiera las tareas no completadas al siguiente sprint o revise las prioridades.

Cómo organizar sprints en un equipo remoto:

• Forme el sprint al comienzo de la semana (lunes).

• Incluya solo tareas realistas y realizables.

• Al final de la semana (viernes) -- verificación e informes obligatorios.

• Las tareas no cumplidas se discuten individualmente.

En lugar de tablas aburridas, los informes aquí son el tema "vivo" del sprint. En él se ve inmediatamente toda la historia de la semana: qué tareas se cerraron, dónde surgieron problemas y qué se discutió en los comentarios.