Assistant intelligent: comment mettre de l'ordre dans vos tâches

Comment fonctionne le fil d'actualité

Avant d'aborder les icônes, il est important de comprendre la logique même de la liste.

1. Tri automatique : les publications les plus récentes apparaissent toujours en haut.

Vous n'avez pas besoin de configurer de filtres. Le système établit lui-même les priorités en fonction de la date.

• Tout en haut de la liste se trouvent toujours les sujets et les demandes pour lesquels un changement vient de se produire.
• Plus vous descendez, plus les événements sont « anciens ».

Cela vous permet de prendre immédiatement le pouls du projet : ce qui se passe ici et maintenant.

2. L'effet « disparition » : ce que vous avez lu ne vous encombre pas la vue

Vous avez peut-être remarqué que certaines entrées de la liste disparaissent d'elles-mêmes. Ce n'est pas un bug, c'est une fonctionnalité !

• Si un sujet n'a pas d'icône colorée, cela signifie qu'un nouveau commentaire y est apparu ou que la date limite a été reportée.
• Dès que vous ouvrez un tel sujet/une telle demande et que vous lisez le message, le système le marque comme « lu », et il disparaît automatiquement de l'Informateur.

Explication des icônes de couleur

Afin que vous puissiez comprendre d'un seul coup d'œil la nature d'un événement, nous avons mis en place un système de code couleur. Chaque icône est un signal d'action.

Icônes rouges : attention immédiate, il s'agit soit d'une nouvelle tâche ou d'une tâche renvoyée pour révision que vous devez traiter, soit d'un délai que vous avez dépassé.

Icônes vertes : bonne nouvelle : l'exécutant a accompli la tâche que vous lui aviez confiée. Vous pouvez vérifier le résultat et clore le dossier.

Icônes avec une horloge : l'exécutant a repoussé la date limite. Cela signifie que les délais ont changé et qu'il vaut mieux que vous actualisiez vos plans.

Petit chien (mention) : vous avez été mentionné, ce qui signifie qu'on attend de vous une réponse, des précisions ou une décision. Ne laissez pas vos collègues dans l'ignorance.

Case cochée vide : un nouveau commentaire est apparu dans le sujet ou la tâche, mais sans mention d'urgence. Restez simplement au courant de la discussion.

Contrôle manuel de l'informateur

Une barre d'outils apparaît dans sa partie supérieure (lorsque vous sélectionnez un sujet ou une demande à l'aide de la case à cocher). Examinons les trois boutons principaux qui vous offrent un contrôle total.

1. Bouton « Vu »

Il arrive parfois qu'un sujet reste dans la liste, mais que vous ne le jugiez pas important et souhaitiez simplement le faire disparaître de votre vue.

Fonctionnement : cochez le sujet à gauche et appuyez sur le bouton « Lu » ; le sujet est alors marqué comme traité et disparaît du fil d'actualité de l'Informateur, exactement comme si vous aviez lu un nouveau message. C'est un excellent moyen de « nettoyer » rapidement la liste.

2. Bouton « Remettre »

Il y a des jours où les tâches s’accumulent et où vous ne pouvez physiquement pas tout régler d’un coup. Inutile de perdre des notifications importantes dans le flux.

Comment ça marche : sélectionnez le sujet et appuyez sur « Mettre de côté ». Plusieurs options vous seront proposées : 1 jour, 2 jours, 3 jours, 1 semaine. Le sujet disparaîtra alors de l’Informateur pendant la durée choisie. Toutes les modifications apportées à ce sujet s’accumulent « en arrière-plan ». Dès que la période est écoulée, le sujet réapparaît dans la liste avec les dernières mises à jour. C’est votre façon de dire au système : « Je suis occupé, rappelle-moi plus tard ».

3. Bouton « Arrêter de suivre » (Quitter le sujet)

Parfois, un sujet devient obsolète, ou vous décidez que votre participation à la discussion n'est plus nécessaire. Dans ce cas, cochez la case correspondante et cliquez sur « Se désabonner ». Vous cesserez alors d'être participant à ce sujet/cette demande. Le système ne vous enverra plus de notifications concernant les nouveaux commentaires ou les changements de statut relatifs à ce sujet. Votre fil d'actualité est ainsi débarrassé de ce qui ne vous concerne plus.

Comment développer les détails sans ouvrir la tâche

Il n'est pas toujours nécessaire d'ouvrir la fiche complète d'une tâche pour en comprendre l'essentiel.
À côté du titre de chaque rubrique se trouve une petite flèche (un triangle). Cliquez dessus pour voir un aperçu des modifications :

• Texte du nouveau message / description de la demande
• Quelle date limite a été reportée (ancienne date → nouvelle date).

Cela permet de gagner beaucoup de temps : vous parcourez votre fil d'actualité et voyez immédiatement le contexte, sans cliquer inutilement.

Essayez d'utiliser ce système pendant une semaine. Vous serez surpris de voir à quel point votre journée de travail devient plus sereine lorsque les notifications travaillent pour vous, et non contre vous.